本日は、経理の仕事の一つである買掛金管理について、お話しようと思います。
買掛金とは、会社が仕入先から材料や商品を後払いの契約で購入し、まだ支払っていない代金のことをいいます。仕入先とはその会社が販売する商品の購入先をいいます。
この買掛金を管理するとは買掛金の金額を調べて、仕入が正しい単価で計上されているかや、支払期限までに正しく支払されているかを仕入先ごとにチェックすることをいいます。仕入先への代金の支払が関係するのでとてもデリケートな仕事だと言えます。
流れとしては、原材料や商品を仕入れ、仕入先から事前にもらった見積もり書をもとに仕入の仕訳をいれます。例えば自動車メーカーが自動車の部品を1個1000円で部品会社から仕入れたとします。仕訳は次のようになります。
私の経験したのは、仕入の担当者は別におり、仕入担当者が、いつ、どこから、何個、何円で仕入れたとシステムにデータ入力します。そして、経理担当者が一ヶ月まとめて蓄積された仕入のデータを加工して、仕訳のデータを作成し会計ソフトへデータ反映させます。
仕入 1000 買掛金 1000
会計ソフトには、仕入先毎にコードがわかれており、コード別に買掛金のデータが出来上がる流れとなっています。
この次は、仕入先から請求書が届きます。請求書とは、これだけお買い上げ頂いたので代金をいついつまでお支払いください。という書類です。
例えば、先ほどの例で部品会社から1000円の請求書が届いたとします。
その請求書と買掛金のデータを照合し、間違いがないことを確認したら、買掛金の支払いの仕訳を作成します。
買掛金 1000 現金預金 1000
そうするど、買掛金はゼロになり、問題なく処理を終えたことになります。
買掛金管理で大事なことは、仕入先には期日に間違いなく代金の支払いをするということを意識しながら、適正な仕入や在庫を計上できるようにしておくことだと思います。
例えば、末締めの翌月末支払の仕入先だと、買掛金は、当月末でチェックしたとき、その月の仕入金額のみが計上されているはずです。前月分は当月末に支払われているため。しかし、買掛金がマイナスになっていたり、過剰に残っているとミスに気づくことができます。
マイナス残高は、仕入の計上が漏れていて、支払の処理のみがされている可能性があります。
過剰に残高が残っているのは、、代金の支払漏れや、仕入の2重計上の可能性があります。こういったことに日頃意識しながらチェックしていくことが大切だと言えます。
いかがでしたでしょうか。本日は買掛金管理についてお話してみました。最後までお読みいただきありがとうございます。失礼します。
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