私が経験した入金業務について、お話します。
入金業務とは、簡単に言うと、顧客に売り上げた代金が正しく回収されているかを日々確認し、管理していくことを言います。
会社が顧客にモノやサービスを販売するときは、代金は後払いで支払われることが一般的です。
会社の内部で、顧客に代金を請求した記録をつけているので、顧客から会社へ銀行振込されたときに、金額が合っているかを照合します。そして、合っているものは、入金済として請求のリストから消していきます。これを「消込」といいます。
もし、顧客から振り込まれたお金が間違っているときは、経理担当から、社内の営業担当に連絡します。
そして、営業担当から顧客へ間違っている旨を連絡してもらいます。
金額が不足しているときは、追加で支払ってもらったり、わずかな不足額である場合は、次回の代金支払い時に合わせて振り込んでもらいます。
逆に、顧客から請求額より多く振り込んできた場合は、返金したり、次回の請求代金の入金時に差し引いて振り込んでもらうように対応します。
基本的に顧客へ伝えるのは営業担当なので、経理担当の私から営業担当へ伝えるときは、伝達ミスのないように気をつけます。
ひとつ、私の失敗談をお話します。
ある顧客からの振込で請求額に対して入金額が少ないことがありました。
私は、営業担当へ伝えるときに、「入金が不足している」という伝え方をしました。そして、営業担当から顧客へもその旨を伝えたところ、顧客の方へ不愉快な思いをさせてしまう結果となりました。
理由は、確かに入金額が請求額よりも少なかったのは事実だったのですが、回収期限の情報を完全に私が見落としていたのです。
その顧客は、そのとき通常の回収期限よりもかなり早く振込をしてもらっていました。なので、回収期限よりも早い段階で、単に顧客に対して「入金が足りてない」という伝わり方をしてしまい、不愉快な思いをさせてしまったのは反省です。少しのニュアンスで意味が変わってくるのを痛感した出来事でした。
顧客からの立場で考えると、「せっかく早くお金振り込んだのに、その言い方はないでしょ。」と思われてしまいます。
このときの対応方法としては、「早くに入金していただきありがとうございます。今回の入金内訳は〇〇の分でよろしいでしょうか。」と顧客に伝えるのがよかったのかなと、あとから振り返って感じました。
経理担当から社内の営業担当に伝えるときも、回収期限の情報も合わせて、客観的事実を正確に伝えることが大事だと学びました。
入金業務は、想像してるよりもデリケートな仕事なので、丁寧に遂行する慎重さと、相手に伝える力も重要になってくるお仕事です。
また、回収期限が過ぎた顧客がないかも日々確認することが大切です。
いかがでしたでしょうか。今回は入金業務についてお話しました。
最後までお読みいただきありがとうございます。失礼します。
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