本日は、経理担当としての仕事の一つのである経費精算についてお話してみたいと思います。
あくまで、私が経験した経費精算なので会社によってやり方は様々と思いますのでこういうやり方の会社もあるんだなという感じで読んでもらえたらと思います。
会社には、事業所が複数ありますが、現金や預金は本店にあります。私は本店の勤務という立ち位置ですが、事業所で毎月使うお金（消耗品や水道光熱費など）について、事業所から本店に経費で使うお金の申請があります。
例えば、３月に10万円経費で使う予定の場合は、申請書に利用予定の経費を記入してもらった上で本店の経理担当に申請書を送付します。
本店の経理では、受け取った申請書の内容を確認して、問題なければ上司の承認を得ます。
その承認後、各事業所の銀行口座に申請された金額を銀行振込します。ちなみに、ざっくり予定額を送金するので、これを仮払といいます。
仕訳は、仮払金/現金預金となります。
事業所では受け取った現金を使って経費を支払っていきます。このとき、事業所では支出の明細を記録した表をエクセルで作成します。
いつ、何を購入して、どこに、いくら支払ったかを入力していきます。同時に勘定科目（事務用品費など）も合わせて入力してもらいます。この表には月初の残金と、当月の仮払金の受け入れ額と、支出明細そして月末の残金が記載されています。
そして、一ヶ月分まとめて支出の明細表と領収証を本店の経理担当に提出してもらいます。このとき、余ったお金は事業所の銀行口座に置いておきます。
経理担当は、その領収証と支出の表を照らし合わせて誤りや不明な点はないか、確認していきます。経費で購入した物品で用途不明なものはあとから問い合わせたりします。
間違いがなければ、本店の経理で仕訳処理をしていきます。
仕訳 事務用品費/仮払金
ただ、仕訳を本店で手入力するのは二度手間になるので、支出表のエクセルデータを加工して会計ソフトに反映させる処理を行っています。
加工の際は、消費税率のコード（贈答品のお菓子は8%、水道光熱費は10%など）や経費の負担部署コードを加えた上で仕訳データを作っていきます。部署毎で経費を分けることで会計ソフトでも各部署でいくら経費がかかったかをすぐに調べることができます。
そして、この処理が終わったら事業所ごとに伝票発行し、上司の承認を受けるという流れです。
本店と事業所のやりとりでは、事業所の担当から〇〇の勘定科目は何に入れたらよいかなどの問い合わせが来ることもあります。
事業所で使うお金が全てではなく、事業所でかかる経費でも高額のものは、本店に請求書を送ってもらい本店から支払うこともあります。事業所の建物の建替や大きな修理などです。
このように経理担当の経費精算の仕事は、事業所が使った経費が適正なものかをチェックする役割もあるため、重要な仕事の一つです。
いかがでしたでしょうか。最後までお読みいただきありがとうございます。失礼します。
コメント